BizLIVE – Làm việc tại nhà không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc tại nhiều doanh nghiệp. Khác làm việc trực tiếp tại văn phòng, nhiều hoạt động bình thường nay cần thêm các ứng dụng để hỗ trợ.
Trong tình hình dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp, “làm việc ở nhà”, “ở nguyên trong nhà” không còn là lời kêu gọi mà đang là yêu cầu bắt buộc với nhiều người. Nhưng làm việc tại nhà không phải luôn thuận lợi. Người dùng sẽ cần một só tiện ích để giúp quá trình làm việc của mình đơn giản và hiệu quả hơn.
Họp trực tuyến
Ứng dụng được sử dụng trong việc họp và học trực tuyến nhiều nhất hiện nay đang là Zoom. Ứng dụng này với phiên bản miễn phí cho phép tới 100 người tham gia họp trong 40 phút và nếu trả phí sẽ là 1.000 người đồng thời, cuộc họp có thể kéo dài tới 24 giờ.
Vì đây là một ứng dụng chuyên dụng cho việc gọi điện, họp video nên nó có sẵn khá nhiều chức năng chuyên dụng, như ghi lại video cuộc họp (bằng nút Alt + K), chuyển nhanh các camera nếu người gọi có nhiều góc máy (Alt + N). Trong trường hợp nói không thể hiện được hết ý kiến, người gọi có thể gửi tin nhắn ngay trong giao diện cuộc gọi (Alt + H).
Lựa chọn thay thế: nếu không muốn sử dụng Zoom, người dùng có thể dùng ngay Skype, vốn đã rất quen thuộc với các doanh nghiệp ở Việt Nam. Dịch vụ này cho phép 50 người tham gia đồng thời vào một cuộc gọi nhưng nhược điểm là đôi khi chất lượng kết nối, chất lượng hình ảnh không ổn định.
Nếu nhóm nhỏ người dùng có thể sử dụng Facetime, có sẵn trên mọi thiết bị của Apple. Ưu điểm là người dùng thiết bị Apple không cần cài thêm gì, đầy đủ chức năng, chất lượng cuộc gọi rất tốt nhưng chỉ có 5 người tham gia đồng thời và những người không dùng thiết bị Apple không thể sử dụng.
Ứng dụng Zalo trên máy tính cũng cho phép thực hiện cuộc gọi nhóm 5 người đồng thời.
Phân công và theo dõi công việc
Thay cho một bảng phân công nhiệm vụ dài và phức tạp, những người trong nhóm hoặc công ty có thể sử dụng Trello. Tại đây có các thẻ người dùng quản lý có thể phân công từng thẻ, từng nhiệm vụ cho từng người.
Những thành viên khác có thể báo cáo tiến độ làm việc của mình ngay trong các thẻ được gán cho mình.
Lựa chọn thay thế cho Trello là Slack cũng có đầy đủ các chức năng làm việc nhóm tương tự. Tuy nhiên, Slack còn được biết đến là một công cụ chat nhiều hơn. Việc giao tiếp trong Slack khá thuận tiện nhưng để tổng hợp thành báo cáo và viêc dễ theo dõi lại không tốt bằng Trello.
Nếu việc theo dõi công việc chỉ phục vụ cho cá nhân hoặc không quá dài, người dùng có thể sử dụng Google Keep kết hợp với Google Calendar. Ưu điểm của 2 công cụ này là có sẵn với tài khoản Gmail.
Thiếu các phần mềm văn phòng
Hiện nay các doanh nghiệp đã có ý thức cao trong việc sử dụng phần mềm bản quyền. Nhiều công ty đã mua bộ phần mềm văn phòng Office cho các máy tính nhân viên. Và máy tính cá nhân của nhân viên đó ở nhà lại không có sẵn các phần mềm này.
Để thay thế cho bộ Office tại nhà và không cần mất chi phí mua, người dùng có thể sử dụng các giải pháp miễn phí như Google Docs, Office miễn phí, Zoho. Điểm yếu của các ứng dụng này là đều hoạt động trên nền web, phụ thuộc độ ổn định của kết nối mạng
Để ổn định hơn người dùng có thể sử dụng những phần mềm được cài đặt như Open Office, iWork (đầy đủ chức năng như Office bản quyền nhưng chỉ có trên thiết bị Apple), WPS Office.
Hỗ trợ kỹ thuật
Làm việc tại nhà cũng đồng nghĩa với vệc mọi người sẽ không có hỗ trợ kỹ thuật của doanh nghiệp bên cạnh. Để có thể khắc phục một số lỗi phát sinh, người dùng buộc phải sử dụng các giải pháp hỗ trợ từ xa.
Một số phần mềm cho phép điều khiển máy tính từ xa như TeamViewer, UltraViewer. Những phần mềm này còn có ích khi người dùng có nhu cầu ngồi ở nhà và điều khiển máy tính ở văn phòng.
Tùng Linh